De Tips en Tops feedback methodiek

De tips en tops feedback methodiek

De tips en tops feedback methode is een manier om feedback te geven na een actie, presentatie, opdracht of jaargesprek. De vertaling van feedback is terugkoppeling, en dat is precies wat er gebeurd. Je geeft terug wat je tijdens het moment ziet, hoort, voelt of opvalt. Het is een persoonlijke opvatting waardoor feedback niet te vergelijken valt met een beoordeling. Feedback zegt namelijk zowel wat over de ontvanger als over de verzender. Geef je feedback dan doe je dit vanuit je eigen kaders, ideeën en verwachtingen.

Feedback is ook geen kritiek waarbij je probeert een ander zijn mening of acties te veranderen. Feedback is een terugkoppeling waar de ontvanger zelf een betekenis zal geven aan de gegeven reactie. De tips en tops feedback methodiek is een veelgebruikte methode om effectief feedback te kunnen geven en te ontvangen.

Hoe werkt tips en tops feedback

De tips en tops feedback methode is ook wel bekend onder de naam tip-top model. Tijdens het geven van feedback is er aandacht voor de positieve zaken (tops) als voor onderdelen die mogelijk verbeterd kunnen worden (tips). Meestal begint deze methode met tops waardoor de ontvanger een goed gevoel krijgt en eindigt met tips, maar dit is geen vastgestelde regel en de voorkeur van volgorde kan per persoon verschillen.

Tip: vraag dit na aan de ontvanger en hou deze volgorde aan. De meest effectieve manier van feedback geven ontstaat als de verhouding tips en tops ongeveer gelijk is. De gever zal hierdoor gemakkelijker feedback geven terwijl de ontvanger het goed in ontvangst zal nemen.

Effectief feedback geven

Feedback geef je om meerdere redenen en heeft altijd een positief effect als einddoel. De ontvanger leert door de tips en tops meer over zijn eigen inbreng, houding en gedrag. Vaak hebben mensen maar een beperkte kijk over hoe ze zelf overkomen tijdens een presentatie of opdracht. Andere aanwezigen kunnen aangeven hoe ze de presentatie hebben ervaren waardoor positieve punten worden versterkt en verbeterpunten worden aangeleerd. Hierdoor leert de ontvanger meer over zichzelf.

Goede feedback geeft de ontvanger extra energie en motivatie. Het stimuleert de persoonlijke ontwikkeling waar alle partijen baat bij hebben. Werkt de ontvanger in een groep dan heeft het een positief effect op het groepsproces. Het heeft zeker ook een positief effect op de gever van feedback. Door goed na te denken over de tips en tops en hoe dit te brengen moet de feedbackgever ook nadenken over zijn mening en hoe hij dit moet verwoorden. Er is sprake van verdieping en zelfreflectie wat een positief effect heeft op de betrokkenheid van de gever.

Lees ook eens ons artikel over de 5 kenmerken van een goede bedrijfscultuur.

Valkuilen tijdens geven van feedback

Er zijn zeker ook valkuilen tijdens het geven van feedback. Het is mogelijk dat de intenties (onbewust) niet de juiste zijn. Mogelijk zijn er onderliggende irritaties over de persoon of opdracht waardoor er geen sprake is van oprechte feedback, maar meer van een verpakte presentatie van frustraties. Onjuiste intenties zullen daarbij snel opvallen waardoor het effect juist negatief kan uitpakken. Probeer de feedback goed te onderbouwen. Ook al is het jou eigen persoonlijke mening, het moet wel grotendeels kloppen en niet haaks staan op het beeld van de ontvanger. Als de ontvanger geen ‘klik’ voelt dan is het effect van de feedback te verwaarlozen.

Feedback heeft ook meer effect als de gever en ontvanger elkaar goed kennen en er sprake is van een vertrouwensband. Feedback van een onbekende kan snel als niet relevant terzijde worden geschoven.

Gebruik nooit tijdens het geven van feedback het woord ‘maar’. Als voorbeeld: “ik vind dat je het goed hebt gedaan maar”…… Het gebruik van maar zorgt ervoor dat al het positieve naar de achtergrond verdwijnt en de aandacht naar het negatieve zal gaan.

Tips voor het geven van effectieve feedback

Effectief feedback geven is meer dan alleen benoemen van tips en tops. Ook de manier van feedback geven is belangrijk om het optimale resultaat te krijgen. Probeer je toelichting concreet en specifiek te houden. Benoem de situatie waar het over gaat en benoem hoe de ontvanger dit heeft uitgedragen. Welk gevoel geeft het jou als persoon en geef een suggestie (tip) welke alternatieven er zijn.

Het gebeurt vaak dat zender zijn boodschap verpakt in lange zinnen met als onderliggende motivatie dat de tips minder hard aankomen. De uitkomst is vooral dat de boodschap onduidelijk zal zijn en daardoor minder effectief. Maak gebruik van de verleden tijd bij het geven van tips. De ontvanger krijgt hierdoor het idee dat het ‘vroeger’ niet helemaal goed is gegaan, maar dat het nu al beter gaat.

Het belang van lichaamstaal

Veel mensen zijn zich hier niet van bewust, maar zonder goede lichaamstaal gaat de boodschap voor een groot deel verloren. Uit onderzoek blijkt dat communicatie voor meer dan 70% bestaat uit lichaamstaal. Er is dan sprake van metacommunicatie op non-verbaal niveau.

Als je lichaamshouding een andere boodschap uitstraalt dan de boodschap zal de ontvanger de boodschap niet aannemen. Zorg ervoor dat je tijdens het geven van feedback een open en actieve houding aanneemt die past bij de boodschap. Je kan iemand geen complimenten geven als je onderuitgezakt met de handen over elkaar op een stoel zit.

Bewustwording van je eigen lichaamstaal is de sleutel voor succesvolle feedback.

Feedback vragen en afsluiten

Feedback is nog effectiever wanneer de ontvanger vooraf om feedback vraagt. Stel dat je een presentatie moet geven en je bent benieuwd hoe het bij de ander is overgekomen, vraag dan vooraf aan een persoon of hij zijn mening met jou wil delen door feedback te geven. Omdat het een bewuste vraag is werkt deze manier heel goed.

Het afsluiten van feedback is belangrijk. Wat er op tafel komt kan een betekenis hebben voor de verhouding tussen collega’s. Er mogen geen pijnpunten overblijven. Dit kan eenvoudig door de ander te vragen of hij de situatie herkend en of hij de tips kan gebruiken. Dit is belangrijk omdat de ontvanger hierdoor zijn eigen mening kan teruggeven. Een mening is geen feit en de mening van de ontvanger is net zo belangrijk als die van de boodschapper. Het zorgt voor een gelijk speelveld waarbij beide partijen even belangrijk zijn.