Hoe voer je een verzuimgesprek? Tips voor een aangenaam en succesvol gesprek

Als je merkt dat een of meer van je werknemers vaker dan normaal afwezig is op het werk, kan het tijd zijn om eens rond de tafel te gaan zitten en een gesprek te voeren. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat je werknemers goed voor hun gezondheid zorgen, maar het is ook van cruciaal belang om de redenen achter hun afwezigheid te begrijpen. In dit blogartikel geven we tips om een verzuimgesprek op een prettige en succesvolle manier te voeren, zowel voor jezelf als voor je werknemer.

Wat is een verzuimgesprek en waarom is het belangrijk voor werkgevers

Een verzuimgesprek is een gesprek tussen een werkgever en een werknemer over het recente verzuim van de werknemer. Een dergelijk gesprek is belangrijk voor werkgevers omdat het hen kan helpen inzicht te krijgen in de redenen van de afwezigheid van hun werknemers en te bepalen of er actie moet worden ondernomen.  

Als je zorgen jezelf maakt dat een of meer van je werknemers vaak afwezig is, is het belangrijk om met hen te gaan praten. Door dit gesprek kun je de redenen achter hun afwezigheid achterhalen en kijken of er iets is wat je kunt doen om hen weer op het goede spoor te krijgen. 

Het is ook belangrijk om te onthouden dat niet alle afwezigheden slecht zijn. Als een werknemer bijvoorbeeld een korte periode afwezig is geweest vanwege ziekte, is het belangrijk om het gesprek aan te gaan en uit te zoeken wat de oorzaak van de ziekte kan zijn. 

Er zijn een paar dingen die je in gedachten moet houden voordat je een verzuimgesprek voert: 

– wees respectvol en begripvol 

– zorg ervoor dat je alle feiten over het ziekteverzuim van de werknemer kent 

– stel vragen met een open einde 

– luister goed naar wat de werknemer te zeggen heeft 

Als je deze tips volgt, kun je een verzuimgesprek voeren dat respectvol en succesvol is voor zowel jou als je werknemer. 

Hoe bereid je een verzuimgesprek voor?

Voordat je aan tafel gaat zitten voor een verzuimgesprek, is het belangrijk dat je goed voorbereid bent. Dit betekent dat je alle informatie over de afwezigheden van de werknemer moet verzamelen en een lijst moet maken met vragen die je gaat stellen. 

Het is ook belangrijk om respectvol en begripvol te zijn wanneer je met de werknemer praat. Vergeet niet dat hij zich angstig of beschaamd kan voelen over zijn afwezigheden, dus zorg ervoor dat hij zich op zijn gemak voelt. 

Zorg er ten slotte voor dat je goed luistert naar wat de werknemer te zeggen heeft. Hij of zij heeft misschien goede ideeën over hoe hij of zij zijn of haar aanwezigheidspercentage kan verbeteren. 

Door je op deze manier voor te bereiden op een verzuimgesprek, zul je ervoor kunnen zorgen dat het gesprek vlot verloopt en productief is voor beide betrokken partijen. 

Verzuim is een veel voorkomend probleem op de werkplek. Het kan moeilijk zijn om te weten hoe te handelen wanneer een werknemer afwezig is. Je kunt het gevoel hebben dat je op eieren loopt, niet zeker of je moet vragen naar de afwezigheid of het gewoon moet laten gaan.

Het verzuimgesprek is een hulpmiddel dat je zal helpen om deze gesprekken met succes te voeren. Deze onderstaande tips kun je gebruiken om een positief en productief gesprek te voeren met je werknemers over hun afwezigheden.

13 tips voor een succesvol verzuimgesprek

Nu we de basisprincipes van het voeren van een verzuimgesprek hebben behandeld, kijken we naar een aantal specifieke tips voor een succesvol gesprek. 

1. Wees respectvol en begripvol 

Een van de belangrijkste dingen om te onthouden bij het voeren van een verzuimgesprek is om respectvol en begripvol te zijn naar je werknemer. Vergeet niet dat ze zich angstig of beschaamd kunnen voelen over hun afwezigheid, dus het is belangrijk om hen op hun gemak te stellen. 

2. Zorg ervoor dat je alle feiten kent 

Voordat je gaat praten, is het belangrijk om alle feiten over de afwezigheid van de werknemer te verzamelen. Dit houdt onder meer in dat je informatie verzamelt over de data en de redenen van elke afwezigheid. Als je al deze informatie bij de hand hebt, kun je vragen stellen die relevant zijn voor de situatie. 

3. Begroet de ondervraagde en zorg dat hij zich op zijn gemak voelt

Het eerste wat je wilt doen in een verzuimgesprek is ervoor zorgen dat de persoon zich op zijn of haar gemak voelt. Dit kun je doen door hem of haar hartelijk te begroeten en uzelf voor te stellen. Misschien wil je ook enkele vragen stellen over hun dag of over hoe het met hen gaat. Dit zal helpen om de persoon op zijn gemak te stellen en een productiever gesprek mogelijk te maken. 

4. Stel jezelf voor 

Het allereerste wat je moet doen bij het voeren van een verzuimgesprek is uzelf voorstellen. Zo stel je de werknemer op zijn gemak en laat je zien dat je het gesprek serieus neemt. 

5. Leg uit wat het doel is van het gesprek en wat er van hem verwacht wordt

Voor het gesprek begint, is het belangrijk om uit te leggen wat het doel van het gesprek is en wat er van hen wordt verwacht. Dit zal ervoor zorgen dat zowel jij als de werknemer op dezelfde golflengte zitten. 

6. Stel vragen over de afwezigheden 

Zodra je jezelf hebt voorgesteld, is het tijd om vragen te gaan stellen over de afwezigheden. Zorg ervoor dat je specifieke vragen stelt over elke afwezigheid, zodat je een beter inzicht krijgt in de situatie.

7. Geef de werknemer de kans om zijn kant van het verhaal te vertellen 

Het is belangrijk dat je de werknemer de kans geeft om zijn kant van het verhaal toe te lichten. Dit zal je helpen om de situatie beter te begrijpen en de dingen vanuit hun perspectief te zien. 

8. Stel open vragen om een beter inzicht te krijgen in hun situatie

Wanneer je vragen stelt tijdens een verzuimgesprek, is het belangrijk om open vragen te gebruiken. Dit betekent dat je de werknemer de kans geeft om gedetailleerde antwoorden te geven. Vragen met een gesloten einde daarentegen kunnen vaak leiden tot ja of nee antwoorden. 

9. Luister goed 

Een ander belangrijk onderdeel van een succesvol verzuimgesprek is goed luisteren naar wat de werknemer te zeggen heeft. Op die manier krijg je een beter inzicht in de situatie van de werknemer en kun je bepalen of er actie moet worden ondernomen. 

10. Maak aantekeningen tijdens het gesprek voor later gebruik

Het is een goed idee om aantekeningen te maken tijdens het gesprek. Zo onthoud je de details van het gesprek en mis je geen belangrijke dingen. 

11. Bied ondersteuning aan 

Als de werknemer ervoor openstaat, bied hem dan je steun aan in deze moeilijke tijd. Laat hen weten dat je er voor hen bent en dat je hen wilt helpen weer op het rechte pad te komen. 

12. Bedank de geïnterviewde voor zijn tijd en laat hem weten wanneer ze iets van je mogen verwachten

Bedank de werknemer aan het einde van het gesprek voor zijn tijd. Laat weten wanneer hij/zij iets van je mag verwachten over het resultaat van het gesprek. 

13. Opvolging na het gesprek

Na het gesprek is het belangrijk om een follow-up te doen met de werknemer. Dit kan op verschillende manieren gebeuren, bijvoorbeeld via e-mail, een telefoontje of zelfs persoonlijk. Bedank hem nogmaals voor zijn tijd en laat hem weten welke stappen er nu zullen worden ondernomen. 

Door regelmatig met je werknemers te praten, kunt je langdurig ziekteverzuim helpen voorkomen en ervoor zorgen dat iedereen gelukkig en productief is op de werkplek. Als een werknemer vaak voor een kortere periode ziek is, moet je met hem in gesprek gaan over zijn gezondheid en hoe hij zich voelt. Zo laat je zien dat je begaan bent met het welzijn van je werknemers en dat je hen wilt helpen zo snel mogelijk weer op de been te komen. Wat zijn je ervaringen met verzuimgesprekken? Laat hieronder een reactie achter!

Als je op zoek bent naar meer tips over hoe je een verzuimgesprek voert, bekijk dan onze andere blogposts. We hebben een verscheidenheid aan middelen die je op weg kunnen helpen. Bedankt voor het lezen!