Wat is performance management?

Wat is performance management

Performance management, ook bekend onder de naam prestatie management, is een term die meer bekend raakt bij tal van organisaties. Maar wat is performance management en bovenal, wat kan het betekenen voor een organisatie.

In de basis is het een proces dat zich richt op mensen (medewerkers) en doelstellingen van de organisatie. Performance management is erop gericht om mensen zo effectief mogelijk te laten werken en presteren, waardoor ze de beste resultaten zullen behalen.

Het management is erop gericht om de medewerkers aan te sturen op kwaliteiten en talent, waarbij het belangrijk is dat medewerkers zich committeren aan de missie, visie en doelstellingen van de organisatie. Hierdoor willen ze zich voor 100% inzetten om de doelen te bereiken.

De focus van de leidinggevende is gericht op de mogelijkheden en sterke punten van de medewerker en niet op zijn minder ontwikkelde eigenschappen.

Succesvol implementeren van performance management zorgt behalve voor betrokkenheid van medewerkers binnen de organisatie ook voor een positieve inbreng bij eventuele veranderingsprocessen.

Een korte geschiedenis van performance management

Veel moderne organisaties werken volgens de methode van performance management. Dit is natuurlijk niet altijd het geval geweest en is een resultaat van denken over prestaties van en door medewerkers.

Vaak wordt de naam van Robert Owen benoemd, die in de 19e eeuw de prestaties van medewerkers in een spinnerij beoordeelde. Er was sprake van een individuele aanpak waarbij het geheel van de spinnerij als geheel niet is meegenomen.

In de jaren 20 en 30 van de vorige eeuw was operationeel prestatiemanagement populair. Bedrijfsresultaten en netto winsten moesten aan vooraf gestelde doelen voldoen. Medewerkers waren instrumenten om deze doelen te behalen.

In de jaren 50 kwam management door doelstellingen in opkomst. Er was sprake van heldere en meetbare doelen waarop de medewerker zijn aansturing kreeg. Doelstellingen konden zowel naar boven als naar beneden worden aangepast als de situatie veranderde.

Vanaf 1990 raakt performance management in opkomst. Bedrijfsdoelstellingen worden gekoppeld aan de doelstellingen van een individuele medewerker, team of afdeling

Waarom performance management

Medewerkers krijgen te maken met persoonlijke doelstellingen. Op het moment dat ze deze doelstellingen behalen geeft dit een grote betrokkenheid bij de organisatie. Omdat de medewerker zich meer betrokken voelt ervaart hij meer werkplezier en zal beter presteren. Hierdoor zal de productiviteit omhoog zal gaan.

Succesvolle prestatiemanagement laat managers beter inspelen op de mogelijkheden en behoeften van zowel medewerkers als klanten. Tevreden en gemotiveerde medewerkers kunnen de teamprestatie verbeteren, waardoor kosten verlagen, klanten tevreden zijn, maar er ook sprake zal zijn van minder ziekteverzuim.

Strategiekaarten

Bij performance management maakt men vaak gebruik van strategiekaarten. Dit is een schematisch overzicht waarmee op een eenvoudig manier de strategie van de organisatie zichtbaar is.

Een strategiekaart bestaat uit verschillende onderdelen. Bovenaan staat de mission statement van de organisatie. Wat is het doel van de organisatie en waar is de organisatie actief.

Hieronder staan de verschillende kritische processen binnen de organisatie. Deze staan in overzichtelijke blokjes vermeld. Als laatste zijn er pijlen zichtbaar tussen de verschillende blokjes. Deze pijlen geven aan dat verschillende blokjes met elkaar te maken hebben. Ze zijn afhankelijk van elkaar om goed te kunnen functioneren.

Hierdoor is de bedrijfsstrategie voor bijna alle medewerkers eenvoudig te volgen. Iedere medewerker, ongeacht zijn functie, zal op zijn eigen manier invulling geven aan de gekozen strategie, waardoor hij een bijdrage heeft aan het succes van de organisatie.

Analyse van de situatie

Performance management start altijd met een analyse van de huidige situatie.

Binnen een organisatie zijn veel verschillende taken die door een medewerker worden uitgevoerd. Ieder taak krijgt een doelstelling: wanneer een taak goed vervuld is. 

Er is als het ware sprake van een individueel mission statement die is gekoppeld aan het grote doel, het strategisch plan van een organisatie.

Tijdens de analyse moet een doel zo eenduidig mogelijk omschreven zijn, waardoor het mogelijk is om er een prestatienorm aan vast te hangen.

Bovendien is de analyse een instrument om een functieomschrijving op te stellen omdat duidelijk is over welke capaciteiten een medewerken moet beschikken om een doel te kunnen behalen.

Voordelen van prestatiemanagement

Door de persoonlijke focus op de medewerkers zijn ze beter in staat om de strategische doelstellingen, maar ook hun persoonlijke doelstellingen te behalen. Performance management geeft voordelen op 3 verschillende gebieden:

Bedrijfsresultaat.

• Stijging van de verkoopcijfers.
• Verlaging bedrijfskosten.
• Budgetoverschrijdingen komen minder voor.
• Optimale tijdsbesteding.
• Operationele doelstelling zijn gekoppeld aan de strategische doelstelling.
• Meer directe winst

Gemotiveerd personeel.

• De medewerkers zijn meer betrokken bij de organisatie.
• Prestaties van medewerkers verbeteren.
• De persoonlijke doelstellingen geven een positieve prikkel.
• De doelen zijn transparant en inzichtelijk voor de medewerker.
• Het persoonlijk ontwikkelingsplan (POP) staat in relatie tot de strategische doelstellingen.

Verbeteren van management performance.

• Gegevens zijn gekoppeld aan personen.
• Flexibel en sneller inspelen op de behoeften van klanten en medewerkers.
• Wetgevende eisen en keurmerken zijn beter bewaakt.
• Een verbeterde communicatiestructuur en documentatie van werkzaamheden.
• Strategische doelstellingen zijn op begrijpelijke manier vertaald naar operationele doelstellingen.

Prestatiemanagementsysteem ondersteunt het proces

Performance management kan niet zonder een bijbehorend prestatiemanagementsysteem. Dit is een geïntegreerde software systeem, waarbij leidinggevenden en medewerkers een goed en actueel inzicht krijgen over de stand van zaken van hun te behalen doelen.

Door de gehele organisatie heen zijn de rapporten en prestatie-indicatoren zichtbaar. Leidinggevenden en medewerkers zijn hierdoor in staat om resultaatgericht het werk aan te sturen en uit te voeren. Waar nodig zal tijdig bijsturing van de werkzaamheden plaats vinden om te voorkomen dat men hier achteraf te laat achter zal komen.

Het voorkomt dat medewerkers op de automatische piloot hun werkzaamheden uitvoeren. Dit is belangrijk omdat mensen niet gemotiveerd werken als de werkzaamheden een sleur zijn geworden. Sleur geeft gedemotiveerde medewerkers en verhoogt de kans op een burn-out.

Medewerkers met een groot potentieel zullen afhaken en de organisatie verlaten omdat ze op zoek gaan naar een werkplek waar hun potentie wel wordt aangesproken. Dit veranderd door het prestatiemanagementsysteem waar medewerkers in real-time doelen kunnen vaststellen of bijwerken. Ze herkennen de huidige situatie en hun eigen ontwikkelpotentieel.

Werkplezier, persoonlijke groei en levenslang leren zijn positieve effecten van deze manier van werken. De organisatie zal hier de vruchten van plukken.

Toepassing bij functioneringsgesprekken

Het performance management systeem heeft voordelen tijdens de jaarlijkse functioneringsgesprekken.

Het geeft de mogelijkheid om vooraf gestructureerde informatie te verzamelen op het gebied van individuele prestaties, projectprestaties en prestaties op organisatieniveau.

Als de persoonlijke doelen vooraf zijn vastgesteld is het mogelijk om de competenties te meten aan gedefinieerde criteria. Het is hierbij belangrijk dat de leidinggevende wel rekening houdt met eventueel veranderde omstandigheden waardoor eerder bepaalde doelen tussentijds zijn veranderd.

Feedback van werknemer zelf, collega’s en klanten geven een meer volledig beeld waardoor er sprake is van een functioneringsgesprek in plaats van een eenzijdige beoordeling op basis van geautomatiseerde input.

Valkuilen bij performance management

Zoals bij iedere managementprincipe is ook performance management niet vrij van valkuilen. Een goede manager is hier bewust van en zal de problemen tijdig ondervangen. Denk hierbij aan:

• Prestatie-indicatoren krijgen een te vrijblijvend karakter.
• Coördinatieproblemen bij het management door onduidelijke taken en verantwoordelijkheden.
• Performance management kan innovaties tegenhouden omdat medewerkers zich richten op de afspraken en niet op “spontane” ideeën.
• Performance management wordt niet door alle medewerkers gedragen. Hierdoor zal de interne communicatie stroef verlopen waardoor de afstemming tussen alle lagen van de organisatie niet goed verloopt.
• Medewerkers herkennen zich niet in de prestatie-indicatore en de uitkomsten hiervan. Ze ervaren ze als onbruikbaar en onbetrouwbaar.
• Transparantie van werkprocessen en resultaten maakt een organisatie meer kwetsbaar als onbevoegden deze informatie verkrijgen. Denk hierbij aan criminelen, maar ook de invloed van media als bedrijfsdoelen niet zijn behaald.