Het ontwikkelen van teamnormen en teamwaarden

Je stapt een vergaderruimte binnen en je voelt het meteen. De sfeer is gespannen. Iedereen kijkt naar zijn scherm, niemand maakt oogcontact en als de manager binnenkomt, valt het stil. Of misschien ken je het tegenovergestelde scenario. Je komt binnen en er wordt gelachen. Mensen zijn fel in discussie over de inhoud, maar drinken daarna samen gewoon koffie. Er worden resultaten geboekt zonder dat iemand daar constant om hoeft te vragen.

Wat maakt het verschil tussen dat eerste en dat tweede team? Het is zelden de kwaliteit van de strategie of de hoogte van de salarissen. Het is de cultuur. De onzichtbare lijm die de boel bij elkaar houdt.

Als we het over cultuur hebben, komen we al snel uit bij twee termen die je vaak hoort: waarden en normen. Ze worden vaak in één adem genoemd, maar het zijn twee totaal verschillende concepten. Als je als team of organisatie beter wilt presteren, moet je niet alleen snappen wat ze betekenen. Je moet weten hoe je ze ontwikkelt, vastlegt en het allerbelangrijkste, hoe je ze in leven houdt.

Bij Tailor You geloven we niet in standaard oplossingen. Elk team is anders. Toch is het fundament van elk succesvol team hetzelfde: heldere afspraken over hoe we met elkaar omgaan.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in het proces. We slaan de wollige managementtaal over en gaan direct naar de kern. Hoe bouw je een team dat staat als een huis?

Deel 1: De diepte in. Wat zijn waarden en normen nu echt?

Voordat we gaan bouwen, moeten we eerst de begrippen helder hebben. In veel organisaties worden deze termen door elkaar gebruikt, wat zorgt voor verwarring. Laten we ze eens uit elkaar trekken.

Waarden: Het morele kompas

Waarden gaan over de vraag: Wat vinden wij belangrijk?

Het zijn de diepgewortelde overtuigingen die bepalen wat je als groep als ‘goed’ of ‘nastrevenswaardig’ beschouwt. Waarden zijn vaak abstract. Je kunt ze niet vastpakken. Het zijn woorden die een gevoel oproepen. Denk aan begrippen als:

• Integriteit
• Plezier
• Innovatie
• Klantgerichtheid
• Vrijheid

Een waarde is de ‘waarom’ achter je handelen. Waarom doen we wat we doen? Omdat we kwaliteit belangrijk vinden. Waarom geven we die korting? Omdat we eerlijkheid hoog in het vaandel hebben staan.

Normen: De verkeersregels van het team

Als waarden het kompas zijn, dan zijn normen de routebeschrijving. Normen gaan over de vraag: Welk gedrag hoort daarbij?

Een norm is een concrete gedragsregel die voortkomt uit een waarde. Normen zijn zichtbaar en hoorbaar. Je kunt observeren of iemand zich aan een norm houdt. Waar waarden vaak universeel klinken, zijn normen heel specifiek voor jouw teamcontext.

Het verschil in de praktijk Laten we eens kijken hoe dit zich vertaalt naar de werkvloer. Stel, een van jullie kernwaarden is Respect. Dat is een prachtig woord, maar wat betekent het?

• Voor teamlid A betekent respect: “Je bent altijd op tijd.”
• Voor teamlid B betekent respect: “Je zegt eerlijk wat je denkt, ook als het hard is.”
• Voor teamlid C betekent respect: “Je valt iemand nooit in de rede.”

Zonder normen ontstaat er gedoe. Teamlid A vindt teamlid B onbeschoft omdat hij te laat is, terwijl teamlid B vindt dat hij juist respectvol is omdat hij nog even dat telefoontje met die klant afmaakte.

De norm klaart de lucht. Een norm bij de waarde respect zou kunnen zijn: “Wij zijn bij de start van de vergadering aanwezig. Als we later zijn, melden we dit vooraf.”

Dit is geen hogere wiskunde, maar het wordt ontzettend vaak vergeten. Het ontwikkelen van teamnormen en teamwaarden is dus eigenlijk een vertaalproces. Je vertaalt abstracte idealen naar concreet gedrag.

Deel 2: Waarom teams vastlopen (en waarom dit de oplossing is)

Misschien denk je nu dat dit allemaal wel meevalt. “Wij zijn toch volwassen mensen? We weten toch wel hoe we ons moeten gedragen?”

Dat is een gevaarlijke aanname. De meeste teamconflicten gaan namelijk niet over de inhoud van het werk. Ze gaan over de vorm. Ze gaan over verwachtingen die niet worden uitgesproken.

De ijsberg van cultuur

Stel je een ijsberg voor. Het topje dat boven water uitsteekt, dat is het gedrag dat we zien. De resultaten, de deadlines, de vergaderingen. Maar het grootste deel van de ijsberg bevindt zich onder water. Daar zitten de overtuigingen, de aannames, de angsten en de ongeschreven regels.

Als je geen expliciete teamnormen en teamwaarden opstelt, wordt je cultuur bepaald door die ongeschreven regels. En die zijn vaak niet positief.

• “Doe maar normaal, dan doe je al gek genoeg.”
• “De manager heeft toch altijd gelijk, dus houd je mond maar.”
• “Als je om 17.00 uur weggaat, ben je niet gemotiveerd.”

Door bewust aan de slag te gaan met het ontwikkelen van waarden en normen, trek je die ongeschreven regels boven water. Je maakt het impliciete expliciet. Je zorgt ervoor dat iedereen dezelfde taal spreekt. Dit zorgt voor:

1. Minder energieverlies: Je hoeft je niet constant af te vragen of je het wel goed doet.
2. Psychologische veiligheid: Mensen durven zich uit te spreken omdat de kaders helder zijn.
3. Snellere besluitvorming: Je toetst besluiten simpelweg aan je waarden. Past het niet? Dan doen we het niet.

Deel 3: De voorbereiding. Hoe pak je dit aan?

Je kunt waarden en normen niet van bovenaf opleggen. Als de directie op maandagochtend een mail stuurt met “Dit zijn onze nieuwe waarden: passie en daadkracht”, dan lacht iedereen dat weg bij het koffieapparaat.

Cultuur is van iedereen. Het ontwikkelen ervan dus ook. Wil je dit serieus aanpakken? Dan moet je er tijd voor maken. Plan een sessie in. Of beter nog, een reeks sessies. Dit is geen puntje voor de rondvraag.

De rol van de begeleider Het is vaak slim om hier een externe begeleider bij te vragen, of iemand die niet direct onderdeel is van het team. Als de teamleider de sessie leidt, is de kans groot dat mensen sociaal wenselijke antwoorden geven. Een neutrale partij kan doorvragen waar het pijnlijk wordt. Bij Tailor You zien we vaak dat juist die scherpe vragen zorgen voor de doorbraak.

Wie moeten erbij zijn? Iedereen. Van de stagiair tot de senior die er al twintig jaar zit. Juist die mix zorgt voor draagvlak. Als mensen mogen meedenken over de regels, zijn ze veel eerder geneigd zich eraan te houden.

Deel 4: Het Stappenplan voor het ontwikkelen van teamnormen en teamwaarden

Hieronder volgt een bewezen methode om van niets naar een gedragen teamcontract te komen.

Stap 1: De individuele brainstorm (Divergeren)

Begin bij het individu. Vraag elk teamlid om voor zichzelf na te denken over wat zij belangrijk vinden in hun werk. Geef ze gerichte vragen mee:

• Wanneer ga jij met een goed gevoel naar huis?
• Wat was het beste team waar je ooit in werkte en wat maakte dat team zo goed?
• Wat is voor jou de grootste afknapper in samenwerking?

Laat ze dit opschrijven op post-its. Eén woord of korte zin per blaadje. Dit zorgt ervoor dat ook de introverte teamleden hun inbreng hebben, zonder dat de luidste stemmen direct de boventoon voeren.

Stap 2: Clusteren en kiezen (Convergeren)

Plak alle post-its op een grote muur. Je zult zien dat er direct patronen ontstaan. Woorden als ‘eerlijkheid’, ‘openheid’, ’transparantie’ en ‘directheid’ kun je waarschijnlijk op één hoop vegen.

Ga hierover in gesprek. Wat bedoelt iemand met ‘vrijheid’? Bedoelt diegene dat hij zijn eigen uren mag indelen, of dat hij zelf mag bepalen hoe hij zijn werk doet?

Probeer de lijst terug te brengen naar maximaal vijf kernwaarden. Waarom vijf? Omdat niemand er tien kan onthouden. Als alles belangrijk is, is niets belangrijk. Kies de waarden die echt pijn doen als je ze zou weghalen.

Stap 3: De vertaalslag naar gedrag (De cruciale stap)

Nu komt het moeilijkste, maar ook het belangrijkste deel. Je hebt nu vijf mooie woorden op de muur hangen. Bijvoorbeeld: Betrouwbaarheid, Plezier, Groei, Klantfocus en Samenwerken.

Nu ga je per waarde de diepte in. Maak twee kolommen op een flip-over:

1. Wat zien we elkaar doen als we deze waarde naleven? (Gewenst gedrag)
2. Wat zien we elkaar doen als we deze waarde negeren? (Ongewenst gedrag)

Wees meedogenloos specifiek. “We communiceren goed” is te vaag. Probeer het zo concreet te maken als een script in een film.

Voorbeeld bij de waarde: Samenwerken

• Te vaag: We helpen elkaar.
• Concreet: Als iemand vastloopt, vragen we ‘kan ik iets van je overnemen?’ in plaats van te wachten tot diegene om hulp vraagt.
• Concreet: We vallen elkaar niet in de rede tijdens vergaderingen, ook niet als we het oneens zijn.
• Concreet: We delen fouten direct in de groepsapp, zodat anderen die fout niet ook maken.

Dit proces kost tijd. Het kan schuren. Misschien ontdek je dat Piet ‘Samenwerken’ heel anders ziet dan Klaas. Dat is goed. Beter dat je er nu achter komt dan wanneer de deadline nadert.

Stap 4: Het ‘Ja-woord’

Als de lijst met normen (gedragsregels) compleet is, moet je committeren. Vraag letterlijk aan elk teamlid: “Kun jij je hierin vinden en beloof je je best te doen om je hieraan te houden?”

Let op de lichaamstaal. Als iemand “ja” mompelt maar naar de grond kijkt, ben je er nog niet. Vraag door: “Ik zie dat je twijfelt. Welke norm wringt er bij jou?” Misschien is een norm niet realistisch. Pas hem dan aan. Een norm waar niemand zich aan kan houden, ondermijnt de geloofwaardigheid van alle andere afspraken.

Deel 5: Voorbeelden ter inspiratie

Soms is het lastig om vanuit het niets te beginnen. Hier zijn enkele voorbeelden van waarden en bijbehorende normen die wij bij Tailor You vaak zien werken in moderne organisaties.

Waarde: Professionaliteit

• Norm: We komen voorbereid naar overleggen. Dat betekent dat stukken minimaal 24 uur van tevoren zijn gedeeld en gelezen.
• Norm: We roddelen niet. Als we een probleem hebben met iemand, bespreken we dat met die persoon en niet bij het koffieapparaat.

Waarde: Werkplezier

• Norm: We vieren successen, hoe klein ook. Bij het afronden van een project staan we even stil met taart of een borrel.
• Norm: Klagen mag, maar na vijf minuten klagen moeten we overgaan op het zoeken naar een oplossing.

Waarde: Balans

• Norm: We verwachten geen antwoord op mails of apps in de avonduren of weekenden.
• Norm: Als je ziek bent, ben je ziek. Je werkt dan niet thuis door.

Waarde: Innovatie

• Norm: ‘Ja, maar’ is verboden tijdens brainstormsessies. We gebruiken ‘Ja, en’.
• Norm: We plannen elke maand tijd in om iets nieuws te leren dat niets met de dagelijkse taken te maken heeft.

Deel 6: De olifant in de kamer (Wat als het misgaat?)

Papier is geduldig. De realiteit is weerbarstig. Er komt een moment dat iemand zich niet aan de afspraken houdt. Er is stress, de deadline nadert en opeens snauwt een collega je af. Weg norm ‘Respect’. Iemand komt structureel te laat. Weg norm ‘Betrouwbaarheid’.

Wat doe je dan?

Dit is het onderdeel dat de meeste teams vergeten te bespreken tijdens hun sessie. Ze maken prachtige afspraken over het ideale gedrag, maar spreken niet af hoe ze omgaan met fouten.

Maak daarom een ‘Escalatie-ladder’. Spreek met elkaar af hoe je elkaar aanspreekt.

1. Fase 1: Het signaal. We spreken af dat we elkaar direct aanspreken, maar wel met humor of op een zachte manier. “Hé, we hadden toch afgesproken dat we telefoons weglegden?”
2. Fase 2: Het gesprek. Als het gedrag aanhoudt, plannen we een één-op-één moment in. Zonder publiek erbij. Geef feedback op gedrag, niet op de persoon.
3. Fase 3: De teamleider. Als collega’s er onderling niet uitkomen, wordt de leidinggevende ingeschakeld.

Door dit proces vooraf vast te leggen, haal je de emotionele lading eraf op het moment dat het echt gebeurt. Je voert immers gewoon de afspraak uit die je samen gemaakt hebt.

Deel 7: Waarden en normen in hybride teams

De wereld van werk is veranderd. Veel teams zien elkaar nog maar één of twee keer per week in het echt. Dit vraagt om extra aandacht bij het ontwikkelen van teamnormen en teamwaarden.

In een hybride omgeving mis je de non-verbale signalen. Je ziet niet dat iemand zucht achter zijn scherm. Je ziet niet dat iemand verdrinkt in het werk.

Daarom moet je voor hybride werken specifieke normen toevoegen aan je lijst. Denk aan:

• Camera-etiquette: Staan onze camera’s aan of uit tijdens Teams/Zoom calls? (Tip: Aan zorgt voor meer verbinding, maar geef mensen ook de ruimte voor een ‘off-camera’ dag).
• Beschikbaarheid: Betekent thuiswerken dat je 24/7 bereikbaar bent? Of juist dat je tussen 12.00 en 13.00 ongestoord kunt wandelen? Spreek bloktijden af.
• De digitale koffie: Hoe vervangen we het praatje bij de automaat? Misschien spreken we af dat we elke meeting beginnen met 5 minuten ‘social talk’ voordat we de agenda induiken.

Bij Tailor You merken we dat hybride teams die deze afspraken niet expliciet maken, langzaam uit elkaar groeien. De sociale lijm droogt op. Normen zijn hierin het bindmiddel.

Deel 8: Borging. Hoe houd je het levend?

Gefeliciteerd. Je hebt een sessie gehad, de post-its zijn verwerkt en je hebt een mooi document met vijf waarden en bijbehorende normen. En nu?

Vaak verdwijnt zo’n document in een lade of, nog erger, in een stoffige map op de Sharepoint. Na drie maanden is iedereen het weer vergeten en vervalt men in oud gedrag. Dat is menselijk, maar wel zonde.

Cultuur is als tuinieren. Je kunt niet één keer onkruid wieden en verwachten dat de tuin er de rest van het jaar perfect bij ligt. Je moet het bijhouden.

Hier zijn vijf praktische tips om je waarden en normen levend te houden:

1. De Check-in: Begin elk teamoverleg met een korte check. “Welk cijfer geven we onze samenwerking deze week?” Of pak er één waarde uit: “Hoe hebben we deze week gescoord op ‘Klantgerichtheid’?”
2. Onboarding: Nieuwe medewerkers moeten direct weten in welk bad ze terechtkomen. Maak de waarden en normen onderdeel van het inwerkprogramma. Laat ze niet alleen het document lezen, maar laat ze vertellen wat die waarden voor hen betekenen.
3. Leiderschap als voorbeeld: De teamleider heeft een sleutelrol. Als de leider zich niet aan de normen houdt, doet niemand het. Practice what you preach. Als de norm is ‘fouten maken mag’, moet de leider als eerste zijn eigen blunders delen.
4. Het Waarden-compliment: Geef elkaar complimenten gebaseerd op de waarden. “Ik vond het heel tof hoe jij dat project oppakte, dat was echt een voorbeeld van ‘Eigenaarschap’ nemen.”
5. De APK: Plan elk kwartaal of elk half jaar een onderhoudsbeurt. Zijn onze normen nog actueel? Is het team veranderd? Werken we anders? Pas de regels aan als dat nodig is. Normen zijn niet in steen gebeiteld.

Deel 9: De rol van persoonlijkheid (DISC en drijfveren)

Bij het ontwikkelen van teamnormen en teamwaarden lopen we soms tegen het feit aan dat mensen simpelweg anders in elkaar zitten. Wat voor de één een logische norm is, is voor de ander een worsteling.

Hier komt de expertise van Tailor You om de hoek kijken. Wij werken vaak met modellen zoals DISC om inzicht te krijgen in voorkeursgedrag.

• Iemand met veel Rood (Dominant) in zijn profiel houdt van tempo en resultaat. Voor hem is een norm als “We praten elk punt uitgebreid uit tot iedereen het eens is” een hel.
• Iemand met veel Blauw (Consciëntieus) houdt van details en structuur. Voor hem is een norm als “We zien wel hoe het loopt en improviseren” doodeng.

Het is belangrijk om te erkennen dat deze verschillen er zijn. Goede teamnormen houden rekening met deze diversiteit. Ze zijn een compromis waar iedereen mee kan leven, zonder dat iemand zijn eigen persoonlijkheid volledig moet wegcijferen.

Soms betekent dit dat je afspraken maakt over hoe je de verschillen benut. Bijvoorbeeld: “In de brainstormfase krijgt de creatieve groep de ruimte, maar als we gaan plannen, luisteren we naar de gestructureerde collega’s.”

Conclusie: Begin vandaag nog

Het ontwikkelen van teamnormen en teamwaarden klinkt misschien als een zwaar traject. Iets waar je uren voor op de hei moet zitten met dure consultants. Maar dat hoeft niet.

Je kunt vandaag al beginnen. In je volgende overleg. Stel simpelweg de vraag: “Jongens, we werken elke dag samen, maar wat vinden we nu eigenlijk echt belangrijk in hoe we dat doen?”

Het antwoord op die vraag is het begin van een betere cultuur. Een cultuur waarin mensen met plezier werken, waarin conflicten constructief zijn en waarin resultaten een logisch gevolg zijn van een fijne samenwerking.

Het is geen magie. Het is mensenwerk. En laat dat nu net zijn waar wij goed in zijn.

Heb je het gevoel dat er in jouw team meer in zit dan er nu uitkomt? Dat het stroef loopt, of dat de neuzen niet dezelfde kant op staan? Soms helpt het om een frisse blik van buitenaf te hebben. Iemand die de juiste vragen stelt en de patronen ziet die je zelf niet meer ziet.

Bij Tailor You helpen we teams om hun eigen gebruiksaanwijzing te schrijven. Niet met dikke rapporten, maar met praktische sessies waar je de volgende dag al iets aan hebt. Want uiteindelijk zijn waarden en normen niets waard op papier. Ze zijn pas iets waard als je ze voelt zodra je de deur binnenstapt.