10 Tips voor efficiënt vergaderen

In ons advieswerk komen we vaak teams tegen die klagen over vruchteloze, langdurige en inefficiënte vergaderingen. Het is niet ongewoon dat dit “coördinatievergaderingen” of “teamvergaderingen” tussen managers zijn. Ons wordt vaak gevraagd wat er kan worden gedaan om de algemene vergadercultuur of zelfs teamvergaderingen te verbeteren. Hier zijn 10 eenvoudige maar doeltreffende tips om je vergaderingen, besprekingen en sessies efficiënter te maken.

1. Spreek vooraf de agenda af

Wat zal er deze keer op de agenda staan, en wat niet? Deze eenvoudige vraag is een belangrijke planningsstap. Als de deelnmers dit van tevoren duidelijk maken en ook zonder remmingen onderwerpen naar de volgende bijeenkomst “schuiven” op basis van prioriteit, doorlopen de deelnemers snel belangrijke leerstappen:

• We hebben maar weinig tijd, dus laten we ons beperken tot het essentiële.
• Ik denk van tevoren twee keer na of mijn onderwerp wel echt belangrijk is want alles wat niet echt belangrijk is, wordt toch “doorgeschoven”.

Onze tip: leg van tevoren duidelijk vast wie de agenda zal coördineren. Zorg ervoor dat de persoon:

• het noodzakelijke overzicht
• de “toestemming” van de groep
• en de nodige autoriteit heeft om onderwerpen “door te schuiven” naar een volgende vergadering, afhankelijk van de prioriteit.

2. Maak een duidelijke indeling van onderwerpen

Wat op de agenda staat wordt besproken, in welke mate en met welk doel?

Dit is lang niet uit alle agenda’s op te maken. Het “I-B-D principe” is hier zeer nuttig gebleken. Deel de vergaderonderwerpen in:

• I (informatie)
• B (besluit)
• D (discussie)

Dit maakt het in één oogopslag duidelijk:

• welke onderwerpen, in welke mate
• en met welke doelstellingen zal worden afgehandeld.

Dit is belangrijk voor een duidelijke “timeboxing” (d.w.z. het plannen van hoeveel tijd er beschikbaar is voor de afzonderlijke agendapunten) en de deelnemers weten ook met welke bedoeling de agendapunten zullen worden besproken.

Dit geeft iedereen oriëntatie en helpt ook de organisator.

3. Beperk de benodigde tijd

Een oud gezegde luidt: “Dingen duren altijd zo lang als er tijd voor is”. Herinner je nog hoe je jouw scriptie “van de ene dag op de andere” afrondde, hoe je een presentatie met succes voorbereidde, hoe je tot in de vroege uurtjes doorwerkte aan je seminar van 30 pagina’s? 

Dat zie je op alle gebieden van het leven: Dingen gaan sneller als er minder tijd voor is. Dat leer je als je ouder wordt.

Onze tip: De schaarste van tijd als middel disciplineert de praters en zorgt ervoor dat de agendapunten snel worden afgehandeld. Durf radicaal te snoeien: de meest succesvolle vergaderingen zijn vaak die waarvoor slechts 30 minuten beschikbaar waren!

Effect op lange termijn: Als je korte vergaderingen na verloop van tijd beter beheert, zullen de deelnemers vertrouwen krijgen in de nieuwe tijdsdiscipline en strakkere vervolgafspraken plannen. Iedereen zal je dan beter volgen en er belang bij hebben om ook sneller klaar te zijn. Zo creëer je een zelfversterkend effect!

4. Alleen wat ons allen aangaat, wordt besproken

Veel te vaak worden dingen besproken die niet echt alle deelnemers aangaan. Zorg er bij de keuze van de onderwerpen voor dat de agendapunten echt voor iedereen relevant zijn.

Onze tip: Als sommige agendapunten niet voor alle genodigden relevant zijn, wordt de vergadering in twee delen gesplitst. In het eerste deel worden de onderwerpen besproken die voor iedereen van belang zijn. In het tweede deel blijven alleen degenen die er echt voor moeten zijn in de kamer.

Je zult zien: Dit draagt enorm bij tot de efficiëntie en de tevredenheid van allen.

5. Agendapunt “overige zaken” schrappen 

Per definitie is “Overige zaken” een verzamelnaam voor ongeplande zaken. U dient dit agendapunt zonder vervanging te schrappen, zodat de strikte planning en tijdsdiscipline van individuele personen niet via de “achterdeur” kunnen worden ondermijnd.

Vooral als manager heb je hier de kans om een goed rolmodel te zijn! ;=)

6. “Staand” in plaats van “zittend vergaderen

Zelfs de monniken wisten het: Het is makkelijker (en sneller) om na te denken tijdens het wandelen! Het klinkt misschien ongewoon, maar:

• De vergadertijd zal drastisch worden verkort als je vergaderingen staand houdt. Met andere woorden, “staand” in plaats van “vergaderend”! Vaak zijn er kantoortuinen of sta-tafels met een praktische hoogte, zodat je jezelf goed kunt ondersteunen en aantekeningen kunt maken. Kies de ontmoetingsplaats in overeenstemming met het geschikte meubilair. Dit werkt. Echt!

• Een ander welkom effect dat vaak kan worden waargenomen: discussies zijn vaak dynamischer wanneer zij staan en de deelnemers aan een “staande” discussie zijn meer betrokken.
• Staand vergaderen maakt je meer allert! Dit “wake-up effect” werkt ook nog na de eigenlijke vergadertijd. Staand vergaderen maakt bedrijven dus in het algemeen productiever!

7. Visualisatie van proces en resultaten

In veel kantoren staan vaak flip-overs, whiteboards en prikborden ongebruikt. Waarom is dat?

Onze tip:

• Visualisaties op groot formaat van de agenda bieden oriëntatie op het proces en mentale duidelijkheid.
• Het voortdurend documenteren van besluiten en afspraken tijdens de vergadering zorgt voor een goed gevoel van het systematisch doorlopen van de agendapunten en het bereiken van goede resultaten in het proces!
• Moderne apps zoals “Camscanner” leveren in een handomdraai zeer leesbare fototeksten, die direct als pdf kunnen worden verstuurd/opgeslagen.

8. Het “GEMO” principe aanhangen

“GEMO” staat voor “Good enough, move on?” (“Is het goed genoeg, kunnen we het afvinken?”).

Dit is iets wat ik bij ABN-AMRO heb geleerd: op sommige gebieden heerst een vergadercultuur om zaken niet “tot in de puntjes” te bespreken, maar genoegen te nemen met een “goede tussenstand van de gezamenlijke bespreking”. Dit helpt om een oogje in het zeil te houden tijdens vergaderingen en om de details naderhand “via de officiële kanalen” af te ronden.

Dat is hoe het werkt daar in de groep: Op een bepaald moment, wanneer een vergadergroep de neiging heeft zich te verliezen in details en de fase van de “allerlaatste differentiaties” in de discussiebijdragen is aangebroken, vraagt een teamlid (of de moderator): “GEMO is dat goed genoeg, kunnen we verder?” De groep pauzeert even en overweegt of alles wat echt belangrijk is, al gezegd is. Gewoonlijk is er dan een algemeen knikje of een allerlaatste bezwaar, de essentiële resultaten worden schriftelijk vastgelegd en dan gaat de groep over tot het volgende onderwerp.

De voordelen:

• Tijdsbesparing: De schaarse hulpbron tijd wordt alleen gebruikt voor essentiële zaken.
• GEMO bevordert reflectie en concentratie: door de steeds terugkerende toepassing van deze regel ontstaat in de groep na verloop van tijd een “reflectieproces” dat op de achtergrond voortdurend op metaniveau over het verloop van de discussie zelf loopt: “Hebben we het GEMO-punt al bereikt, of hebben we nog iets meer tijd nodig?”
• Cultuurverandering: het wordt een groepsnorm om verantwoordelijkheid te nemen voor gezamenlijk tijdsbeheer en de “tijdsinvestering” van alle groepsleden als zodanig te respecteren en niet te overbelasten.

Het “GEMO-principe” kan ook worden gezien als een doorleefd “Pareto-principe”: 20% van de tijd levert vaak 80% van het gewenste rendement op. Dit is zeer vaak voldoende om in korte tijd duurzame resultaten te bereiken.

Onze tip: Stel het “GEMO-principe” als vaste vergaderregel in en maak het tot de “routinevraag” van de organisator voor elk agendapunt voordat de groepsdiscussie zich verliest in eindeloze details.

9. Spelregels voor de vergadering vastleggen

Hebben jouw collega’s en medewerkers de neiging elkaar te onderbreken, op hun smartphone te typen of te laat te komen? Vergaderregels kunnen helpen om je personeel meer discipline bij te brengen.

Onze tip: Introduceer de vergaderregels als een ” document” op een grote flip-over. Dit blijft in de kamer gedurende de vergaderingen. Iedereen kan er iets over schrijven of commentaar op geven. Natuurlijk alleen voor of na de vergaderingen. Het principe hier is dat de regels op de flip-over als aanvaard worden beschouwd totdat iemand schriftelijk bezwaar maakt  of de regels op “eigen initiatief” verder ontwikkelt!

• Het maakt altijd dingen los zodra iemand merkt dat het weer veranderd is
• Tijdens de vergaderingen kan op elk moment naar de vergaderregels worden verwezen. Ze zijn immers in groot formaat in de zaal opgehangen!
• De geleidelijke verandering van de flip-over zorgt voor interactie zonder de deelnemers (zeer vaak waargenomen voor of na vergaderingen). En zij nodigen jou uit om zo nu en dan eens naar de bestaande regels te kijken (“Is er intussen iets veranderd?”).

Pro-tip: Hang stiften in de buurt, zodat je team zich altijd uitgenodigd voelt om de “regels” te veranderen en verder te ontwikkelen!

10. De noodzaak van de vergadering van tijd tot tijd herzien

Het is niet ongewoon dat wij de geplande vergaderingen lang geleden “om een goede reden” werden vastgelegd. Maar de wereld draait door: in de tussentijd bestaat de oorspronkelijke reden misschien niet eens meer. Ga dus van tijd tot tijd na of regelmatig geplande vergaderingen nog echt een doel dienen of door de genodigden eerder als een “vervelende verplichte exercitie” worden ervaren.

Als dit het geval is, probeer het dan een tijdje uit en kijk of je zonder kunt. Als dat zo is, ontdoe je dan van de tijdrovende last van vergaderingen en maak ruimte in je agenda voor de echt belangrijke zaken. En als de vergadering achteraf onmisbaar blijkt te zijn, zullen jij en jouw team dat snel beseffen. 

Bert Knot

Mijn motto is: ‘’Zorg ervoor dat je elke dag je werk met plezier kan doen’’. De mensen die mij kennen weten dat ik een persoon ben die altijd van het positieve uitgaat. Daarnaast vind ik het heerlijk om voor onze klanten/relaties de kennis en vaardigheden in kaart te brengen en aan te leren of te ontwikkelen zodat zij ook, net zoals ik, met plezier naar hun werk kunnen gaan. De kernwaarde die mij dan ook het beste omschrijft is Geniet elke dag van het werk wat je doet. Bij Tailor iT Training en Tailor You hou ik me dan ook bezig met het adviseren van mensen over welke kennis en vaardigheden ze zouden kunnen aanleren. Hierbij komen veel creativiteit en flexibiliteit kijken, maar ook de gedachte welke leerstijl het beste bij de desbetreffende cursist(en) past. Hiervoor bedenk ik dan ook de juiste opleidingsoplossing, zodat men datgene leert om met plezier naar het werk te kunnen gaan, want als je jouw werk met plezier doet, krijg je er energie van, ben je veel productiever en word je ook erg gewaardeerd.