BEL VOOR OPLEIDINGSADVIES 085 - 02 00 522 info@tailoryou.nl

Open communicatie is een essentieel onderdeel voor een succesvolle organisatie. Het is een manier van communiceren waarbij informatie vrijelijk wordt gedeeld en er ruimte is voor feedback en discussie. De stijl van communicatie is gericht op samenwerking en begrip voor elkaars standpunten. De nadruk ligt op het creëren van een omgeving waarin mensen veilig hun mening kunnen uiten, eerlijk kunnen communiceren en open kunnen staan voor ideeën van elkaar. Deze vorm van communicatie stimuleert de betrokkenheid en motivatie van werknemers, verhoogt de kans op innovatie en verbetert de productiviteit.

Voordelen van open communicatie

Open communicatie is een van de belangrijkste factoren voor een gezonde teamontwikkeling. Als mensen kunnen praten over hun ideeën, gedachten en gevoelens, dan leidt dat in de meeste gevallen tot sterkere banden tussen teamleden. Er ontstaat een omgeving vol vertrouwen, waardoor een nauwere samenwerking en een betere teamontwikkeling ontstaat. Daarnaast leidt deze manier van communiceren tot een vermindering van conflicten. Als teamleden hun mening kunnen delen, dan is de kans groter dat hun ideeën en overtuigingen ook echt worden gehoord. En als iedereen gehoord wordt, zullen er minder conflicten zijn, waardoor de prestaties van het team verbeteren. Deze communicatievorm leidt ook tot betere besluitvorming. Als het team kans heeft gezien om alle verschillende ideeën aan te horen, dan kan er ook veel beter een afgewogen besluit over de beste oplossing worden genomen.

Deze wijze van communiceren vormt tevens een belangrijke factor, die bijdraagt aan een betere prestatie, minder fouten, een hogere efficiency en verhoogde klanttevredenheid. Door open communicatie worden de relaties binnen de organisatie namelijk versterkt, waardoor er een betere samenwerking ontstaat. Dit helpt bij het oplossen van problemen, het nemen van beslissingen en de verhoging van de productiviteit. Het bevordert ook de kwaliteit van het werk, omdat alle betrokkenen op de hoogte zijn van wat er gebeurt. Als deze communicatievorm niet plaatsvindt, dan kunnen taken niet goed worden vervuld en kan er geen efficiënte samenwerking plaatsvinden. Dit kan vervolgens tot ontevreden medewerkers en/of ontevreden klanten leiden.

Hoe bereik je open communicatie?

Open communicatie is essentieel voor het creëren van een positieve en productieve werksfeer. Het bevordert de samenwerking, vermindert het aantal misverstanden en verbetert de algehele prestaties van het team. Om volop van deze manier van communiceren te kunnen profiteren is er wel een gedegen aanpak nodig. Een regelmatige teamvergadering is sowieso een goede manier om het team bij elkaar te brengen en een open en eerlijke discussie te voeren. Tijdens deze vergaderingen is het belangrijk dat iedereen aan het woord komt, zodat iedereen zijn mening kan uiten en luistert naar wat anderen te zeggen hebben.

Het is daarnaast essentieel om een gemeenschappelijke taal en werkwijze te ontwikkelen om een optimale vorm van communicatie te kunnen bereiken. Het opzetten van een duidelijke set regels voor communicatie is in dat geval van groot belang. Op die manier begrijpt iedereen die bij het proces betrokken is wat er wordt gezegd en wat de verwachtingen zijn. Daarnaast is het belangrijk om een gemeenschappelijk doel te kiezen en hier samen naar toe te werken.

Verder is het van cruciaal belang dat informatie op een duidelijke en toegankelijke manier bekend wordt gemaakt, zodat alle betrokkenen op de hoogte zijn van de situatie. Wanneer leden van een team open communiceren, kunnen ze vrijuit hun mening uiten, problemen delen en samenwerken om de best mogelijke oplossing te vinden. Transparantie is overigens ook een belangrijk onderdeel voor deze communicatiemethode. Het betekent tenslotte letterlijk het open maken van informatie, zodat iedereen kan zien wat er gebeurt en waarom dat zo is. En natuurlijk is verantwoording ook een belangrijke factor in het totaalplaatje. Iedereen moet verantwoordelijk gehouden kunnen worden voor zijn of haar woorden en daden.

Wat zijn de mogelijke barrières voor open communicatie?

Angst voor confrontatie is een grote barrière bij open communicatie. Wanneer mensen bang zijn om hun mening te uiten, of om een andere mening te horen, zal open communicatie niet mogelijk zijn. Mensen zullen zich in dat geval terugtrekken, niet meer meedoen met discussies of hun gevoelens onderdrukken. Dit kan leiden tot een gebrek aan begrip of het creëren van verkeerde verwachtingen. Bovendien kan het verhinderen dat er een oplossing wordt gevonden voor een bepaald probleem. Daarom is het belangrijk dat mensen hun angst voor confrontatie overwinnen om zo deze vorm van communicatie mogelijk te maken.

Ook het onderhouden van een goede onderlinge relatie met elkaar is erg belangrijk. Het helpt om eerlijk, oprecht en transparant te zijn. Het kan echter moeilijk zijn om open te communiceren als er een gevoel van wantrouwen is. Wantrouwen zorgt ervoor dat mensen hun gedachten, ideeën en gevoelens niet vrijuit delen. Dit betekent dat er minder informatie wordt gedeeld en dat er minder effectieve communicatie plaatsvindt. Wantrouwen kan ook leiden tot een gebrek aan vertrouwen, wat betekent dat mensen niet in staat zijn om hun gedachten te delen, omdat ze bang zijn om veroordeeld te worden. Wantrouwen veroorzaakt tenslotte ook een barrière als mensen elkaar niet begrijpen.

Machtongelijkheid kan uitgedrukt worden door verschillende factoren. Denk in dat geval bijvoorbeeld aan onderscheid in leeftijd, geslacht, klasse en etniciteit. Als iemand meer macht heeft dan een ander, dan kan dit een negatief effect hebben op de onderlinge communicatie. De persoon met minder macht zal zich in zo’n situatie waarschijnlijk niet comfortabel genoeg voelen om te spreken of om feedback te geven. De persoon met meer macht kan bewust of onbewust een gevoel van onderdrukking creëren, waardoor de ander zich geen vrijheid voelt om open te communiceren. Machtongelijkheid kan tenslotte ook een negatief effect hebben op de groepsdynamiek.

Cultuurverschillen kunnen een barrière vormen bij open communiceren. Menselijke interactie is gebaseerd op sociale normen en waarden, die beïnvloed worden door cultuur. Cultuurverschillen kunnen leiden tot misverstanden en een gebrek aan begrip. Als gevolg hiervan kan open communiceren moeilijk zijn. Er moet aandacht worden besteed aan de nuances in verschillende culturen. Bijvoorbeeld, een cultuur waar directe communicatie de norm is, kan leiden tot onbeleefd gedrag als het wordt toegepast in een culturele setting waar subtiele communicatie gebruikelijk is. Daarom is het belangrijk dat mensen in staat zijn om begrip en respect te hebben voor de verschillende benaderingen van communicatie.

Zo overwin je barrières bij open communicatie

Om de barrières te overwinnen, moeten leiders hun team aanmoedigen om een veilige omgeving te creëren waarin mensen zich comfortabel kunnen uiten. Een manier om dit te doen, is door een omgeving te creëren met een lage drempel waar medewerkers zichzelf kunnen zijn, hun ideeën kunnen uiten en vrijelijk kunnen spreken. Door het verstrekken van voldoende middelen en het ondersteunen van gevoelige discussies, kunnen leiders ervoor zorgen dat hun teamleden zich comfortabel voelen om hun mening te uiten.

Een andere manier om barrières te slechten, is door op een positieve manier feedback te geven. Dit betekent dat de feedback gericht is op het bouwen van een relatie en niet op het afbreken ervan. De feedback moet gefocust zijn op het verbeteren van de communicatie en het vergroten van de band tussen de betrokkenen. Door de feedback op deze manier te geven, kunnen barrières worden overwonnen en kan er een open manier van communicatie ontstaan. Door positieve feedback te geven, kunnen personen hun meningen uiten en hun gedachten delen zonder de angst om gekwetst te worden.

Door conflicten die tijdens open communiceren ontstaan meteen te adresseren, kunnen de betrokken partijen hun gevoelens en gedachten onmiddellijk uiten. Hierdoor kunnen problemen en misverstanden direct worden opgelost. Door een open manier van communicatie te hebben, kunnen mensen duidelijk en onmiddellijk hun behoeften en verlangens uiten. Het is ook belangrijk om geduld en begrip te tonen bij het oplossen van conflicten. Ook moeten mensen bereid zijn om concessies te doen, zodat een win-win situatie kan worden bereikt. Met behulp van empathie en respect kunnen barrières worden overwonnen door de betrokken partijen in staat te stellen om te begrijpen waarom de ander zich zo gedraagt.

Helaas kunnen barrières zoals angst, verlegenheid, onzekerheid en onwetendheid een effect hebben op de kwaliteit van de communicatie. Het ontwikkelen van interpersoonlijke vaardigheden kan deze barrières aanpakken en de wijze van open communiceren verbeteren. Door te leren hoe je effectief kunt luisteren, duidelijkheid kunt bieden en empathisch kunt zijn, kun je je eigen gevoelens en die van anderen begrijpen. Daarnaast kun je leren hoe je je op een natuurlijke en comfortabele manier kunt uiten.

Conclusie

Door op een open manier te communiceren wordt de samenwerking tussen collega’s beter, waardoor er meer productiviteit en betere resultaten behaald kunnen worden. Verder bevordert deze vorm van communicatie het begrip en respect dat mensen voor elkaar hebben. Als gevolg hiervan kunnen mensen beter samenwerken en betere resultaten behalen. Deze communicatiemethode zorgt ook voor meer creativiteit, omdat mensen meer mogelijkheden hebben om hun ideeën te delen. Tenslotte vermindert het ook het risico op fouten, omdat problemen eerder worden opgemerkt en er meer kansen zijn om deze op te lossen.

Aanbevelingen en begeleiding zijn noodzakelijk om een open communicatiecultuur te creëren. Leiiders moeten bijvoorbeeld een open communicatieomgeving stimuleren door middel van training, coaching, feedback en het stellen van open vragen. Daarnaast is het belangrijk dat leiders transparant zijn met hun informatie, zodat medewerkers vertrouwen hebben in hun leiders en waarderen wat er wordt gezegd. Ook moeten medewerkers de ruimte krijgen om hun mening te uiten. Dit helpt bij het creëren van een sfeer waarin open wordt gecommuniceerd. Door deze aanbevelingen en begeleiding toe te passen, kunnen leiders een open communicatiecultuur creëren die belangrijk is voor een productiviteit van de organisatie.

Angela van Poorten
Angela van Poorten

Angela Stoop – van Poorten is als commercieel medewerkster actief voor Tailor You. Ze doet graag onderzoek en gebruikt haar HR-kennis om te schrijven over Organisatiepsychologie. Als ze niet super ‘enthousiast’ is over haar favoriete onderwerpen creativiteit, motivatie, betrokkenheid, leren en geluk houdt ze van reizen.