Productief zijn tijdens het werk is niet alleen zo snel mogelijk werken. Nee het is stilstaan bij het moment of we ook daadwerkelijk effectief genoeg werken. Wanneer we bewust bezig zijn met nadenken over hoe we de productiviteit beter zouden kunnen organiseren zullen we juist meer tijd winnen.
Dit alles lijkt in tegenspraak met ons gevoel maar hierdoor ook even een aantal feiten op een rijtje:
Een kantoormedewerker besteedt meer dan een uur per dag aan het zoeken naar dingen. De gemiddelde manager besteed ongeveer zes weken per jaar met het zoeken naar informatie op rommelige bureaus en ongeorganiseerde bestanden. En 23% van de volwassenen zegt dat ze hun rekeningen te laat betalen omdat ze deze gewoon kwijt zijn.
Ongeorganiseerd zijn kost jou en je bedrijf veel tijd en geld. Het is dus belangrijk om hier aandacht aan te besteden en wanneer je effectiever werkt zul je ook versteld staan van de resultaten. Met elke uur die je besteed aan een betere organisatie zal minimaal drie uur terugverdiend worden.
Er is een reden waarom mensen die het rustigst en het minst gestrest zijn degenen zijn die de meeste credits ontvangen. Ze begrijpen het belang van het organiseren en ze hebben hun gewoontes aangepast. Het goede nieuws is dat je ook meer georganiseerd en productief kunt worden, gewoon door de gewoontes waar ze op vertrouwen na te bootsen.
Dit zijn onze 10 tips om effectiever te worden.
1. Zorg dat je bureau opgeruimd blijft
Je denkt misschien dat je precies weet waar en in welke stapel papier je een bepaald document kunt vinden. Maar je houdt jezelf voor de gek als je niet denkt dat je productiever zou zijn met een schoon en georganiseerd bureau. Alleen al het organiseren van de spullen op je bureau helpt je om het in je hoofd te organiseren. Bovendien blijkt uit onderzoek dat hoe meer onze hersenen worden geconfronteerd met een rommelig bureau, hoe minder we in staat zijn om ons te concentreren.
2. Raak dingen nooit twee keer aan.
Georganiseerde en productieve mensen stoppen nooit iets in een vasthoud patroon, omdat het twee keer aanraken van dingen een enorme tijdverspilling is. Sla geen e-mail of telefoontje op om later af te handelen. Zodra iets je aandacht krijgt, moet je ernaar handelen, het delegeren of verwijderen.
3. Reageer niet direct op inkomende e-mails.
Productieve mensen staan niet toe dat hun e-mail een constante onderbreking is. Naast het controleren van hun e-mail op een vast tijdschema maken ze gebruik van standaard berichten die de voorkeur geven aan berichten per afzender. Ze stellen waarschuwingen in voor hun belangrijkste leveranciers en hun beste klanten en ze bewaren de rest tot ze een rustmoment in hun werk bereiken. Sommige mensen stellen zelfs een autoresponder in die afzenders laat weten wanneer ze hun e-mail weer controleren.
4. Werk vanuit een enkele actielijst.
Herinner je je nog de dagen dat mensen vroeger die agenda planners kochten en ze vulden met actielijstjes met een kleurcodering op basis van prioriteit? Dat lijkt nu misschien een beetje ouderwets maar niemand zal ontkennen dat het effectief was. Waarom waren die actielijstjes effectief? Ze herinnerden ons eraan hoe belangrijk het is om het overzichtelijk bij te houden wat wel en niet belangrijk is. Als je alles samenvoegt tot één actielijst, weet je altijd waar je moet kijken en kun je stoppen met het proberen te onthouden welke activiteit de informatie heeft die je nodig hebt.
5. Creëer een hoger niveau van zelfbewustzijn.
Zeer productieve en georganiseerde mensen hebben een duidelijk gevoel van wie ze zijn. Ze kennen hun zwakheden en ze zetten organisatorische structuren op om ze te overwinnen. Als ze de neiging hebben om vergaderingen te lang te laten duren, stellen ze een tijdslimiet in. Als ze moeite hebben om vergaderingen productief te houden, maken ze een agenda. Als ze vergeten hun voicemail ’s morgens te controleren, stellen ze een herinnering in. De details doen er niet toe; wat belangrijk is, is dat ze goed nadenken en specifieke hulpmiddelen en routines gebruiken die werken.
6. Maak tijd vrij voor een lunch.
We hebben het allemaal wel eens meegemaakt, je hebt het druk en tegen de tijd dat je ineens trek krijgt is het al lang lunchtijd geweest. Je eindigt zonder te lunchen of je pakt een snel een koek of een zakje chips uit de snackautomaat. Beide zijn echt slechte ideeën. De koek geeft je zo’n 20 minuten lang een energieboost, maar daarna daalt je focus als een blok cement. Wat het overslaan van maaltijden betreft, heeft het niet alleen invloed op je concentratie, productiviteit en probleemoplossende vaardigheden, maar ook op je taille en niet op de manier die je zou verwachten. Onderzoek toont aan dat het gewicht dat je verliest door het overslaan van maaltijden spiergewicht is dat je later weer terugkrijgt als vet.
7. Doe het minst leuke werk als eerste.
Productieve mensen beginnen elke dag met het minst leuke en meest gevreesde item op hun to-do lijstje voordat ze aan iets anders beginnen. Het voordeel hiervan is natuurlijk dat wanneer deze moeilijke activiteit is afgerond ze de overige tijd van de dag nergens meer tegen op hoeven te kijken en ze vrij zijn om activiteiten aan te pakken die hun inspireren.
8. Plan je dag vooraf.
Georganiseerde en productieve mensen gaan elke avond naar bed in de wetenschap wat ze de volgende dag zullen bereiken. Ze hebben hun prioriteiten de avond ervoor al goed voor elkaar, zodat ze als de dag eenmaal begint, minder snel worden afgeleid door de “tirannie van het dringende” Dit zijn vooral al die kleine vuurtjes die dagelijks opduiken en in de weg staan van echte werkzaamheden.
Lees meer: Hoe verminder je stress op het werk?
9. Maak optimaal gebruik van technologie.
Er is veel gezegd over hoe de moderne technologie de werkdag ondersteunt zodat we altijd over alles op de hoogte zijn. Maar technologie kan ons ook productiever maken. Of het nu gaat om het instellen van een e-mail filter om je inbox-spam vrij te houden, of om het gebruik van een app om informatie te organiseren die je weer nodig hebt, technologie is niet altijd slecht. Als het goed wordt gebruikt, kan het veel tijd besparen.
10. Negeer belangrijke post niet.
Voor de meesten van ons is er tegenwoordig niet veel post meer waar we naar uitkijken. Maar het negeren ervan kan problemen veroorzaken, vooral als het gaat om zaken als rekeningen en belastingbrieven. Open deze post altijd direct en organiseer de opvolging. Zorg ervoor dat zodra het binnenkomt het ook snel wordt afgehandeld. Leg de belangrijke post op een vast plek.
Elke minuut die u besteedt aan het zoeken naar iets, of aan het proberen te onthouden wat u vervolgens moet doen, zal uw productiviteit remmen.
Het goede nieuws is dat er veel tools zijn die u kunt gebruiken om georganiseerd en productief te blijven, en dus kunnen zelfs de meest ongeorganiseerde onder ons een systeem opzetten om productiever te worden.
Welke tools gebruik jij om georganiseerd en productief te blijven?
Mijn motto is: ‘’Zorg ervoor dat je elke dag je werk met plezier kan doen’’. De mensen die mij kennen weten dat ik een persoon ben die altijd van het positieve uitgaat. Daarnaast vind ik het heerlijk om voor onze klanten/relaties de kennis en vaardigheden in kaart te brengen en aan te leren of te ontwikkelen zodat zij ook, net zoals ik, met plezier naar hun werk kunnen gaan. De kernwaarde die mij dan ook het beste omschrijft is Geniet elke dag van het werk wat je doet. Bij Tailor iT Training en Tailor You hou ik me dan ook bezig met het adviseren van mensen over welke kennis en vaardigheden ze zouden kunnen aanleren. Hierbij komen veel creativiteit en flexibiliteit kijken, maar ook de gedachte welke leerstijl het beste bij de desbetreffende cursist(en) past. Hiervoor bedenk ik dan ook de juiste opleidingsoplossing, zodat men datgene leert om met plezier naar het werk te kunnen gaan, want als je jouw werk met plezier doet, krijg je er energie van, ben je veel productiever en word je ook erg gewaardeerd.