Hoe kun je ziekteverzuim verminderen: onze top 10 praktische tips

In het eerste kwartaal van 2018 was het ziekteverzuim onder werknemers extreem hoog: 4,9%. Een percentage dat de laatste 11 jaar nog niet was voorgekomen. Reden hiervoor is waarschijnlijk de zware griepgolf die Nederland teisterde. Gemiddeld een keer per jaar meldt werkend Nederland zich ziek. Griep en verkoudheid is de meest voorkomende reden waarom werknemers zich ziekmelden. Loopt dit aantal op naar 3 keer per jaar, dan spreken we van frequent verzuim. In dat geval zijn de meest gehoorde klachten stress gerelateerd. In ons artikel ‘Waar komt werkstress vandaan’ schrijven we over de oorzaken van stress op de werkvloer. Wij hebben wel degelijk invloed op de mate van stress bij onze werknemers.

Lees meer: Waar komt werkstress vandaan?

Onderstaande tips geven je handvaten om frequent verzuim te verminderen

Tip 1: Zorg voor een functionele, veilige werkplek

Een fijne plek om te werken is erg belangrijk. We hebben het dan niet alleen over goed meubilair, maar ook genoeg daglicht, frisse lucht, goed werkende apparatuur en veilig materiaal. Op het arboportaal van de rijksoverheid vind je wetten en regels over werkplaatsnormen.

Tip 2: Streef naar een prettige werksfeer

Complimenten, begrip en waardering dragen bij aan een prettige werksfeer. En een goede werksfeer draagt bij aan een laag ziekteverzuim. Een goede leidinggevende weet wat er speelt op de werkvloer. Door tijdig in te grijpen bij onderlinge wrijving, wordt een gespannen sfeer voorkomen.

Tip 3: Signaleer stress tijdig

Stress veroorzaakt een hoog ziekteverzuim; het verzuim komt bovendien frequenter en langduriger voor. In ons artikel ‘Hoe herken je werkstress bij werknemers’ gaan we dieper op dit onderwerp in.

Tip 4: Wees flexibel

Soms is het verstandiger een werknemer even een time-out te geven. Zit een collega aan zijn taks, overweeg dan hem een paar uur, een middag of een dag vrij te geven. Geef een werknemer die eerst zijn kinderen naar school moet brengen, de ruimte om wat later te beginnen. Door mee te denken en voor oplossingen open te staan, kan je ziekteverzuim voorkomen.

Tip 5: Geef het goede voorbeeld

Ben je als leidinggevende zelf regelmatig ziek, dan denken je collega’s al snel dat ziekmelden niet zo erg is. Kom je echter met een loopneus naar je werk, dan geef je het signaal af dat een verkoudheid nog niet betekent dat je je ziek moet melden.

Tip 6: Zorg voor een helder verzuimprotocol

Met een verzuimprotocol maak je jouw collega’s duidelijk hoe ze met hun verzuim om moeten gaan. Zoals waar en hoe ze zich ziek moeten melden en wat een verzuimgesprek inhoudt. Bespreek dit protocol ook regelmatig in een teamoverleg. Op een verzuimprotocol komen we later nog even terug.

Tip 7: Blijf in contact met een zieke werknemer

Laat regelmatig van je horen als een werknemer ziek thuis zit. Stel belangstelling in zijn situatie door regelmatig te bellen en stuur eens een bloemetje. Op ziekenbezoek gaan werkt ook motiverend voor de zieke. Bovendien blijf je zo op de hoogte van zijn of haar voortgang.

Tip 8: Blijf de zieke werknemer bij het arbeidsproces betrekken

Deze tip werkt alleen als je merkt dat de werknemer weer open staat voor (langzame) hervatting van zijn werk. Naarmate het verzuim langer duurt, wordt het steeds moeilijker om terug te keren naar het werk. Betrek de werknemer dus, zodra de situatie dat toelaat, zo snel mogelijk bij het arbeidsproces. Bied aangepast werk of kortere/minder werkdagen aan.

Tip 9: Bespreek de gevolgen van hoog verzuim

Door open en transparant zorgen rondom een hoog verzuim te bespreken, zijn collega’s vaak geneigd zich minder snel ziek te melden. Deel de zorgen die ontstaan door verzuim, zoals de financiële gevolgen, de hogere werkdruk die ontstaat bij anderen of bijvoorbeeld de negatieve gevolgen voor de klanten.

Tip 10: Geef een beloning bij laag verzuim

Een financiële bonus, afhankelijk van het aanwezigheidspercentage, stimuleert medewerkers vaak om zich minder snel ziek te melden. Een beloning in de vorm van extra vrije dagen heeft ook positief effect op het verzuimpercentage. Werkt jouw bedrijf met een winstdeling, dan kan je de hoogte ervan individueel afhankelijk maken van het aantal dagen dat de collega daadwerkelijk heeft bijgedragen aan die winst.

De essentie van een verzuimprotocol

Een gedegen en helder verzuimprotocol werkt preventief. Een voorbeeld daarvan is de regelgeving rondom het ziekmelden. Wanneer er in het protocol wordt opgenomen dat een werknemer zich alleen telefonisch ziek kan melden bij zijn leidinggevende, dan kan dit bijvoorbeeld al een drempel opwerpen. Voordeel voor de leidinggevende is, dat hij/zij kan informeren naar de aard van de afwezigheid en zich een beeld kan vormen van de duur van het verzuim.

In het protocol kan ook worden opgenomen dat een medewerker een verzuimgesprek krijgt wanneer hij zich bijvoorbeeld 3 keer of vaker in hetzelfde jaar heeft ziekgemeld.
Tijdens dit gesprek moet de leidinggevende over actuele informatie beschikken: wanneer was de werknemer ziek, hoe lang en wat was de reden. Het gesprek is bedoeld om oplossingen te vinden die toekomstig verzuim kunnen voorkomen. Vaak heeft de medewerker daar zelf ideeën over. Sta daarvoor open en kijk niet naar beperkingen, maar mogelijkheden. Verzuimgesprekken zijn het meest effectief wanneer je je positief opstelt. Wees zacht naar de persoon, maar duidelijk over de inhoud. Een verzuimgesprek is geen eenrichtingsverkeer!

Is er nog geen officieel verzuimprotocol binnen jouw organisatie, dan kan je eventueel een voorbeeld van een verzuimprotocol bij ArboNed downloaden.
Deze is eenvoudig aan te passen aan de bedrijfscultuur, specifieke werkzaamheden en bijzondere omstandigheden van jouw organisatie.

Training ziekteverzuim reduceren

Leidinggevenden die weten hoe ze om moeten gaan met zieke werknemers, zijn erg waardevol. Een lichte daling van het ziekteverzuimpercentage levert vaak al veel geld op voor de onderneming.
Bij Tailor You geven wij deze trainingen op maat. Via een intake wordt de doelstelling bepaald. In principe is er geen voorkennis nodig om deel te nemen aan deze 2-daagse training. Alle onderwerpen zijn gericht op het reduceren en voorkomen van allerlei vormen van verzuim.

Deze training bieden wij ook in de vorm van privé coaching aan. In dit geval wordt het traject afgestemd op de persoonlijke vraagstukken en praktijksituatie van de deelnemer. In 3 sessies wordt er op de eigen locatie of extern gewerkt aan het reduceren van ziekteverzuim voor nu en de langere termijn.

Wil je hier meer over weten?

• Training ziekteverzuim reduceren
• Prive coaching ziekteverzuim reduceren