Is multitasken slim?

Is multitasken nou wel of niet slim? Wij vertellen het je.

Je kent het wel, die ene collega die tijdens het telefoneren zijn broodje eet en daarnaast nog even zijn mail leest. De multitaskende medewerker. Hartstikke fijn denk je, ze zijn productiever, kunnen meer verantwoordelijkheden aan en leveren perfecte kwaliteit in een chaotische omgeving. Maar is het eigenlijk wel handig om zo’n collega te hebben? Uit onderzoek is gebleken dat het onmogelijk is voor een mens om te multitasken. We kunnen ons niet gelijktijdig op verschillende taken concentreren. Waarom kan dit eigenlijk niet? En hoe stop je multitasken?

Hoe werkt multitasken?

Bij multitasken schakelen we snel tussen de ene en andere taak of bezigheid. Je voert eigenlijk meerdere handelingen uit op hetzelfde moment uit. De term multitasken is afkomstig uit de computerwereld, waar er bedoeld wordt dat verschillende programma’s tegelijkertijd actief zijn, gebruikmakend van dezelfde processor. Nu zijn mensen geen computers en kunnen we slechts één ding tegelijk. Je kan natuurlijk wel ademhalen en tegelijk met je ogen knipperen. Maar wanneer het neerkomt op cognitieve taken, zoals taken op het werk, schakelt je brein af wanneer je die taken moet combineren. Naast dat je productiviteit daalt en je minder kan focussen, put je jezelf ook nog eens helemaal uit. Je brein is zo hard aan het werk dat je na een dag multitasken uitgeput thuiskomt. Wanneer je dit te vaak doet kunnen hier lichamelijke en/of psychische problemen ontstaan. Dit wil je natuurlijk niet, tijd om er nu mee te stoppen.

Is multitasken wel zo efficiënt?

Je zult denken dat multitasken efficiënter is, maar dit is niet zo. Je moet namelijk constant je aandacht verleggen naar die andere bezigheid. Taken combineren kost tijd en energie, want je brein moet voortdurend schakelen. Dat gaat ten koste van concentratie. Je kunt ook nog eens fouten maken die niet nodig zijn. Daarom kan je beter de taken één voor één afwerken, dan ze te combineren. Monotasken noemen we dit ook wel. Door te gaan monotasken maak je minder fouten en werk je veel efficiënter. Op den duur hebben monotaskers ook minder last van stress en genieten ze meer van hun activiteiten. Een medewerker die taken niet tegelijk doet maar na elkaar uitvoert zal langer fit blijven om al het werk af te krijgen. Dus stop nu met multitasken en ga monotasken!

Zo stop je met multitasken

Ben je overtuigd dat multitasken toch niet zo efficiënt is? Stop er dan gelijk mee. Dit is natuurlijk makkelijker gezegd dan gedaan. Daarom helpen wij je een eindje op weg met een paar handige tips, zodat je niet meer in de verleiding komt om taken te combineren:

Zet alle afleidende apparaten en stoorzenders, zover dat mogelijk is, uit.
Zet je telefoon op stil of leg hem niet in de buurt van je werkplek en zet je e-mail notificatie uit. Ben je bezig met een belangrijke taak? Vraag aan je collega’s of zij jou even met rust willen laten. Of ga in een afgesloten ruimte zitten. Zo kan jij in alle rust aan je taken werken.

Focus op de belangrijkste taken.
Werk met een takenlijst. Dit kan je op volgorde van prioriteit zetten, werk dit dan ook één voor één af. Het is verleidelijk om met de simpele, kleine taken te beginnen, maar zo schuif je taken alleen maar verder naar achter. Start alvast met die ene lastige taak of met het grote project. Laat alle andere taken bewust op de achtergrond verdwijnen. Zo raak je niet afgeleid door andere taken.

Plan je agenda niet vol met afspraken met anderen, maar met afspraken met jezelf.
Een drijfveer om te gaan multitasken is gebrek aan tijd. Je probeert je taken dan al multitaskend af te ronden, om vervolgens niet verder te komen met die ene belangrijke klus. Blok daarom in je agenda een standaard uur om aan die grote klus te werken. Werk bijvoorbeeld tussen 14.00 en 15.00 uur aan die belangrijke taak, elke dag opnieuw. Zorg ervoor dat dit ook zichtbaar is voor je collega’s, dit kan je doen door je digitale agenda te delen.

Probeer jezelf vanaf nu structureel aan de tips te houden. En wijs jezelf of de anderen erop als diegene een poging doet tot multitasken. Je kan natuurlijk ook altijd je eigen strategie bedenken. Je zult zien dat het werkt en je meer taken gedaan krijgt in minder tijd. Nu blijft er meer tijd over voor een middag vrij of een effectieve lunchpauze!