Gevaren van een te grote Span of Control

Spanwijdte en spandiepte

Span of control is het aantal medewerkers aan wie een leidinggevende direct leiding geeft. Een ander vaak gebruikte term is span of support omdat leidinggeven een combinatie is van ondersteunen, motiveren en terugkoppeling van en naar medewerkers.

Het begrip omvat twee onderdelen. Spanwijdte of horizontale dimensie heeft betrekking op de hoeveelheid medewerkers aan wie een leidinggevende direct leiding geeft. Spandiepte of verticale dimensie gaat over het aantal managementlagen binnen een bedrijf of organisatie. Dit richt zich op de mate waarop informatie van hoog tot laag binnen een organisatie doordringt en met name op de communicatie tussen een leidinggevende en collega’s die een niveau boven en onder hem werken. De leidinggevende is verantwoordelijk om de communicatie zowel omhoog als omlaag goed te laten verlopen.

Cijfers van Berenschot Strategy Trends laten de afgelopen 15 jaar een groei zien van het aantal medewerkers per leidinggevenden van 14 naar 20 personen. Gelijktijdig zijn er de laatste 10 jaar 137.000 minder managers werkzaam. Minder mensen hebben dus meer mensen aan wie ze leiding moeten geven.

Kleine lijnen

Kleine en korte lijnen zie je vooral bij organisaties met weinig medewerkers waardoor op een natuurlijke manier overleg is tussen alle medewerkers. Grote organisaties met een piramidale organisatiestructuur hebben door hun manier van organiseren ook vaak korte lijnen. Tussen de directie en de werkvloer zitten meerdere lagen managers en teamleiders. Alle leidinggevende zijn verantwoordelijk voor hun eigen team waaraan ze gericht aandacht geven.

Onderzoek laat zien dat medewerkers binnen een bedrijf met deze structuur meer veiligheid ervaren en de persoonlijke aandacht positief ervaren. Dit organisatiemodel heeft wel het risico dat informatie van boven naar beneden en van beneden naar boven onvoldoende doorkomt en in een managementlaag blijft steken. Omdat er sprake is van meer managementlagen hebben deze bedrijven wel meer personeels- en overheadkosten.

Grote lijnen

Andere organisaties kiezen voor meer afstand tussen de directie, managers en de werkvloer. Ze zijn verantwoordelijk voor een grote groep medewerkers en beslissingen die de werkvloer raken. Door minder managementlagen zijn er minder personeelskosten wat een gunstig effect heeft op het bedrijfsresultaat. Dit komt ook veel voor bij bedrijven met meerdere locaties in het land.

In dit model is er minder aandacht voor de individuele medewerker en het afstemmen van werkzaamheden waardoor de binding met de organisatie minder kan aanvoelen. Zolang de werkprocessen goed lopen is dit model functioneel, maar omdat de leidinggevende niet alle processen kan controleren bestaat de kans dat onregelmatigheden te laat opvallen. Het is dan extra moeilijk om hier tijdig op in te spelen en oplossingen te bedenken. En niet onbelangrijk risico is dat de werklast voor de leidinggevende te groot kan gaan worden. Het werk lijkt nooit af te zijn waardoor er sprake kan zijn van stress en een verhoogde kans op burn-out.

Factoren die de omvang beïnvloeden

Organisaties en de medewerkers die er werken zijn vaak niet met elkaar te vergelijken. Iedere organisatie is uniek met zijn eigen positieve en negatieve aspecten. Daarnaast zijn er verschillende factoren die invloed hebben op de optimale span of control binnen een organisatie. De ervaring en deskundigheid van de leidinggevende is zeer belangrijk. Een ervaren manager ziet waar hij moet ingrijpen en wanneer hij moet wachten. Hij zal niet overal op ingaan en zo zijn tijd optimaal besteden. De persoonlijkheid van de leidinggevende en de manier waarop hij omgaat met zijn collega’s heeft invloed op de manier waarop medewerkers hun taken uitvoeren. Voor sommige managers gaan mensen door het vuur terwijl over anderen veel zal worden geroddeld.

Een organisatie met veel ervaren medewerkers die zelfstandig veel taken uitvoeren is eenvoudiger aan te sturen dan een jonge organisatie waar nog veel moet worden geleerd. Daarbij is het ook van belang of de werkzaamheden eenvoudig of complex zijn. Hoe eenvoudiger de opdrachten, hoe meer mensen je kan aansturen. Tenslotte is de cultuur binnen een organisatie van belang. Hoe communiceren mensen met elkaar. Is er een veilige werksfeer waar je niet direct op een fout zal worden afgerekend en is er sprake van een cultuur waarin delegeren heel normaal is.

Optimale span of control

Bovenstaande laat zien dat veel verschillende factoren invloed hebben op de spanwijdte van de leidinggevende en hier ook geen kant en klare norm voor bestaat. Hierdoor zal iedere organisatie zelf moeten bepalen hoeveel managers en managementlagen optimaal renderen binnen hun eigen unieke situatie.

Er zijn wel enkele rekenformules die de organisatie hierin kunnen helpen. Behalve het aansturen van medewerkers komen er vanzelfsprekend organisatorische taken op het bord van de manager te liggen. Denk hierbij aan administratieve werkzaamheden, vergaderingen, contacten met externe partijen en klanten, of het bijwonen van strategiedagen en scholing. De benodigde hoeveelheid tijd per maand is hierdoor te berekenen. De uitkomst maakt het inzichtelijk hoeveel uur de manager gemiddeld over heeft voor direct contact met de medewerkers. Met dit getal krijgt de organisatie inzicht of de leidinggevende effectief zijn team kan aansturen, of dat het praktisch gezien niet haalbaar zal zijn.

Praktische oplossingen voor effectieve aansturing

Er zijn verschillende manieren om de aansturing zo effectief mogelijk te laten plaatsvinden. Het begint met de bedrijfscultuur. Als de organisatie bevoegdheden en verantwoordelijkheden op een zo laag mogelijk niveau stimuleert, dan is een manager in staat om meer mensen aan te sturen.

Een stabiele organisatie, een werkomgeving waarin weinig werkprocessen veranderen, geeft een manager meer tijd om zich te richten op de werkvloer. Natuurlijk zal dit in een dynamisch bedrijf van jaar tot jaar verschillen. Dat is niet erg, maar heeft wel consequenties voor de hoeveelheid (tijdelijke) managers. Binnen het bedrijf zelf zijn er hulpconstructies op te tuigen die het takenpakket van een manager ondersteunen.

Een goede HR-afdeling kan taken als coaching, training of arbo op zich nemen. Ervaren medewerkers kunnen een taak krijgen in het begeleiden van junior medewerkers en zo hun kennis overdragen zonder bemoeienis van de leidinggevende. Een persoonlijk assistent van een manager kan veel basistaken overnemen waardoor een leidinggevende zich meer kan richten op zijn kerntaken. Een assistent-manager staat hiërarchisch onder de manager, maar heeft wel een takenpakket met bevoegdheden om zelfstandig beslissingen te nemen.

Heeft een manager moeite met delegeren dan is een training gericht op delegeren en communiceren een goede investering. Dat is ook het geval als een bedrijf zijn medewerkers leert om meer zelfstandig taken uit te voeren en hun werk zo effectief mogelijk in te delen.

Neem gerust eens een kijkje naar onze e-learning Persoonlijke Effectiviteit