De onderdelen van de communicatie op de werkplek

Effectieve communicatie op de werkplek

Communicatie is het delen van informatie tussen twee of meer personen, het overbrengen van informatie. Communicatie heeft zoveel componenten, en het niet effectief communiceren op de werkplek is gemeengoed.

Belangrijk: Effectieve communicatie vereist alle componenten van communicatie die perfect samenwerken voor een “gemeenschappelijke betekenis. Het is van bijzonder belang dat er vragen worden gesteld en beantwoord.

Componenten in communicatie

Er zijn vijf componenten voor elke communicatie en een zesde is de algemene omgeving van de werkplek waarin de communicatie plaatsvindt:

De persoon die het bericht verstuurt

De afzender moet het bericht duidelijk en voldoende gedetailleerd presenteren, zodat de ontvanger de betekenis ervan deelt met de afzender tijdens en na de communicatie.

De context van het bericht

De context is de manier waarop het bericht door de afzender van het bericht wordt afgeleverd. Bij de context gaat het om non-verbale communicatie zoals gebaren, lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en elementen zoals de toon van de stem. Het grootste deel van de context voor een bericht is alleen beschikbaar wanneer de ontvanger de afzender van het bericht kan zien en horen. E-mail- en emoticons zijn bijvoorbeeld een slechte vervanging omdat de afzender ze formuleert zonder input van de ontvanger.

De persoon die het bericht ontvangt

De ontvanger moet zorgvuldig en aandachtig luisteren, vragen stellen voor de duidelijkheid en een bevestiging zoeken om er zeker van te zijn dat de ontvanger betekenis deelt met de afzender. Als de ontvanger de afzender vertrouwt, neemt de kans op effectieve communicatie toe. Een luisteraar zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: “Ik denk dat wat je zegt is dat je je niet gerespecteerd voelt. Is dit de boodschap die je me gaf?”

Het communicatiekanaal dat je kiest

Het communicatiekanaal moet worden gekozen op basis van het medium dat het meest effectief is om de betekenis van de boodschap over te brengen. Omdat de communicatiemethoden zo divers zijn sinds het ontstaan van computers en mobiele apparaten, zijn de beslissingen over de overbrengingsmethode complexer geworden. De overdrachtsmethode moet voldoen aan de communicatiebehoeften van zowel de afzender als de ontvanger, zodat er een gedeelde betekenis kan ontstaan.

Communicatiemethoden zijn onder andere verbale communicatie, instant messages (IM), e-mail, brieven, borden, posters, video’s, screenshots, telefoons, notities, formulieren, geschreven documenten, Facebook-berichten, Face Time en nog veel meer. Deze methoden zullen zich blijven uitbreiden en de verwachtingen van de medewerkers van instant communicatie over alles wat met hun werk te maken heeft, zullen blijven groeien.

De inhoud van het bericht

De inhoud van het bericht moet duidelijk zijn en voldoende gedetailleerd worden gepresenteerd en beschreven om begrip te krijgen van de ontvanger. Begrijp dat als de inhoud van het bericht resoneert en op een bepaald niveau aansluit bij de reeds bestaande overtuigingen van de ontvanger, dit het meest effectief is.

Omgeving en communicatie

De bovenstaande componenten van de communicatie bevorderen een gedeelde betekenis wanneer ze samen werken om een boodschap effectief over te brengen. De werkomgeving waarin die componenten plaatsvinden heeft ook invloed op de communicatie en op de vraag of de communicatie wordt ontvangen. Dat geldt ook voor de vragen die je stelt.

Wanneer je valide vragen stelt, bouw je een goede verstandhouding op en geef je vertrouwen. Vragen vormen een ander deel van de basis voor de communicatie op de werkvloer die betekenis deelt tussen de gesprekspartners.

In een werkomgeving die de nadruk legt op open communicatie, betrokkenheid van werknemers en gemeenschappelijke doelen, wordt er vaker en effectiever gecommuniceerd. Maar de verwachting van significante communicatie legt de lat hoger voor deze werkplekken. Dus zelfs in een goede werknemersgerichte werkomgeving klagen werknemers dat ze niet weten wat er aan de hand is.

Vanwege alle onderdelen en de algehele omgeving van een individuele werkplek blijft communicatie een uitdaging. De eeuwenoude vragen over wie wat en wanneer moet weten, worden nooit volledig beantwoord.

Werknemersklachten over te veel informatie, te weinig informatie en zelfs overbelasting van de informatie zullen op de werkplek blijven weerklinken.

Het probleem van de communicatie op de werkplek zal nooit worden opgelost. Maar met betrokkenheid, doordachtheid en begrip voor de componenten van effectieve communicatie en de juiste vragen kun je de effectiviteit van zowel jouw interpersoonlijke communicatie als de communicatie op de werkplek verbeteren.